Eingangsrechnungen automatisieren und Ausnahmen kontrollieren

Vom Rechnungseingang bis zur zuständigen Person

Zunächst betrachten wir, wo Rechnungen eintreffen und wer sie heute prüft. Nutzen Buchhaltung oder Dokumentenablage bereits Import, Lieferantenzuordnung und Freigaben, kann deren Einrichtung genügen. Eine individuelle Verbindung ist sinnvoll, wenn Informationen sonst zwischen Postfach, Bestellung und Buchhaltung manuell übertragen werden müssen.

Liegen strukturierte Rechnungsdaten vor, werden diese als Quelle geprüft. Sie unnötig in ein Bild umzuwandeln und erneut zu erkennen, schafft zusätzliche Fehlerstellen. PDF- oder Scan-Ausnahmen benötigen einen eigenen Weg; welche Formate und Übergaben zuverlässig funktionieren, wird mit repräsentativen Beispielen getestet.

• Prozessautomatisierung: Analyse und Umsetzung

Fiktives Beispiel: Betrag erkannt, Freigabe noch offen

Synthetischer Beleg für eine Demonstration: Lieferant Musterteile, Rechnungsnummer R-1042, Bestellnummer B-72, Gesamtbetrag 476,00 Euro. Die hinterlegte Bestellung erwartet 428,40 Euro. Diese Angaben sind vollständig erfunden und beschreiben weder einen Kunden noch eine steuerliche Musterrechnung.

Das gewünschte Ergebnis ist eine Bearbeitungsnotiz mit Originalbeleg, extrahierten Angaben, Prüfstatus und zuständiger Person. Der Betrag wird trotz erfolgreicher Erkennung nicht stillschweigend übernommen. Die fachliche Abweichung entscheidet der Einkauf gemeinsam mit der vorgesehenen Rechnungsfreigabe.

Erkennung, Prüfung und Freigabe sind drei Aufgaben

Texterkennung liest Zeichen. Eine Extraktion ordnet Werte den vereinbarten Feldern zu. Regeln vergleichen diese Werte mit vorhandenen Informationen und markieren Abweichungen. Ob eine Rechnung sachlich freigegeben werden darf, bleibt im hier beschriebenen Pilot eine bewusste Entscheidung der zuständigen Person.

Die Regeln werden anhand Ihrer tatsächlichen Abläufe festgelegt: zum Beispiel welche Zuordnung erforderlich ist und wann eine Rückfrage nötig wird. Steuerliche Prüfung, Aufbewahrung und die Gestaltung des Buchhaltungsprozesses werden mit Ihren zuständigen Fachleuten geklärt. Diese Seite verspricht keinen gesetzlichen Konformitätsnachweis.

• Freigaben so gestalten, dass Prüfung möglich bleibt

Übergabe an die Buchhaltung gezielt abgrenzen

Wir prüfen, welche Import- oder Schnittstellenmöglichkeiten Ihr System tatsächlich bietet und welche Felder es benötigt. Eine mögliche Übergabe ist eine geprüfte Importdatei; eine direkte Verbindung ist nur nach technischer Prüfung sinnvoll zusagbar. Die vorhandene Buchhaltung bleibt der festgelegte Ort für die weitere Bearbeitung.

Kommt eine Datei doppelt an, fehlt ein Lieferant oder fällt eine Verbindung aus, muss der Vorgang auffindbar bleiben. Protokoll und Status sollen zeigen, ob nur vorbereitet, übergeben oder bereits fachlich freigegeben wurde. Diese Zustände dürfen nicht gleichgesetzt werden.

• Das allgemeine Muster der Dokumentenverarbeitung

Mit einem begrenzten Belegmix testen

Für einen ersten Versuch wählen wir einen begrenzten Rechnungseingang und einen benannten Freigabeverantwortlichen. Der Test enthält typische Belege sowie Dubletten, schlechte Lesbarkeit, fehlende Bestellungen und geänderte Zahlungsdaten. Für jeden Fall wird vorab das erwartete Verhalten festgehalten.

Entscheidend sind nicht nur korrekt erkannte Felder, sondern verbleibende Prüfung, Nacharbeit und offene Ausnahmen. Formate, vorhandene Schnittstellen und die Vielfalt Ihrer Regeln bestimmen den Aufwand. Verändert ein Lieferant das Format, braucht es einen vorgesehenen Pflegeweg.

• Kosten und Aufwand nachvollziehbar planen