Möglicher Anwendungsfall
Dokumentenverarbeitung mit KI: aus Text werden prüfbare Daten
Ein gelesener Lieferschein oder Servicebericht ist noch kein brauchbarer Datensatz. Erst ein klares Feldschema, nachvollziehbare Quellen und sichtbare Prüffehler machen die Angaben für den nächsten Arbeitsschritt nutzbar. Genau diesen Übergang betrachten wir gemeinsam.
Ihren Dokumentenablauf besprechenWorauf es ankommt
- Strukturierte Quelldaten nutzen, bevor zusätzliche Texterkennung oder KI eingesetzt wird.
- Extraktion schlägt Werte vor; Regeln prüfen Vollständigkeit und fachliche Widersprüche.
- Fehlende Angaben führen zu einer Rückfrage und dürfen nicht plausibel erfunden werden.
Das Zielsystem bestimmt, welche Angaben gebraucht werden
Beginnen Sie beim gewünschten Ergebnis: Welche Felder braucht die zuständige Person oder das vorhandene System? Für einen Lieferschein können das Auftragsbezug, Artikel, Menge und eine dokumentierte Abweichung sein. Ein vollständig nacherzähltes Dokument hilft weniger als genau diese geprüften Angaben.
Vorhandene Export- oder Importfunktionen können ausreichen. Liegen Daten bereits strukturiert vor, sollten sie nicht für eine neue Erkennung in PDF umgewandelt werden. Bei Scans liest eine Texterkennung zunächst Zeichen; KI kann unterschiedliche Formulierungen Feldern zuordnen. Die fachliche Richtigkeit ergibt sich daraus noch nicht.
Synthetischer Beleg A: tabellarischer Lieferschein
Fiktives Dokument: „Lieferschein L-18 · Auftrag A-208 · Artikel D-4 · geliefert: 12 Stück · 3. Oktober 2026“. Das Beispiel enthält keine echten Kunden- oder Lieferdaten. Als angenommene Vergleichsgrundlage ist im Auftrag eine Menge von 15 Stück hinterlegt.
Die Extraktion soll Artikel, Auftragsnummer und gelieferte Menge mit Bezug auf die Fundstelle übernehmen. Eine feste Regel stellt anschließend die Mengenabweichung fest. Ob eine Teillieferung erwartet war oder reklamiert wird, entscheidet die zuständige Person im Wareneingang.
| Feld oder Prüfschritt | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|
| Auftrag / Artikel / Menge | A-208 / D-4 / 12 Stück mit Quellenbezug |
| Abgleich zum angenommenen Auftrag | 12 statt 15 Stück: Abweichung von 3 Stück |
| Übergabe | Prüfnotiz an Wareneingang; keine automatische Bestätigung vollständiger Lieferung |
Synthetischer Beleg B: unvollständiger Freitext
Anders aufgebautes fiktives Dokument: „Nachlieferung zu A-208: D-4 ist beigepackt. Karton bei Ankunft beschädigt.“ Es fehlt die gelieferte Menge. Ein Textsystem könnte den Zusammenhang erkennen, darf aber nicht aus dem ersten Beispiel schließen, dass genau drei Stück geliefert wurden.
Der Datensatz bleibt unvollständig. Auftrags- und Artikelbezug werden vorbereitet, der Zustand des Kartons als Beobachtung notiert. Eine Rückfrage verlangt die tatsächlich gezählte Menge. Erst danach kann der nächste Schritt im Zielsystem freigegeben werden.
| Feld oder Prüfschritt | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|
| Auftrag / Artikel | A-208 / D-4; vorhandene Angaben aus dem Text |
| Menge | Nicht vorhanden; kein Schätzwert und keine Übernahme aus einem anderen Beleg |
| Ausnahme | Beschädigter Karton als Beobachtung an die zuständige Person |
| Übergabe | Offene Rückfrage statt abgeschlossener Buchung |
Werte prüfen, bevor sie weiterverwendet werden
Ein gemeinsam festgelegtes Feldschema beschreibt erforderliche Angaben, zulässige Werte und den Umgang mit Mehrdeutigkeit. Die Prüfung kann beispielsweise unbekannte Artikel, unpassende Einheiten oder einen fehlenden Auftragsbezug markieren. Für dieselbe Information an zwei widersprüchlichen Stellen ist eine fachliche Klärung nötig.
Rechnungen haben weitere eigene Prüf- und Freigabeschritte. Eine Wissensdatenbank beantwortet dagegen Fragen über Inhalte; sie ist nicht dasselbe wie das strukturierte Erfassen eines einzelnen Dokuments. Diese Abgrenzung hält den ersten Pilot überschaubar.
Formate und Übergabe anhand eines Testbestands prüfen
Wir wählen zunächst eine Dokumentfamilie und ein nutzbares Ausgabeformat. Welche Dateien, Scans und Systemzugänge unterstützt werden können, wird vor einer Zusage mit repräsentativen und schwierigen Beispielen geprüft. Bei unzureichender Lesbarkeit muss eine klare Rückmeldung entstehen.
Für die Abnahme zählen fehlende und falsche Felder, korrekt erkannte Ausnahmen sowie die gesamte Kontrollzeit. Eine pauschale Trefferquote ohne beschriebenen Testbestand wäre wenig aussagekräftig. Neue Layouts oder Pflichtfelder brauchen anschließend Pflege und erneute Tests; dafür werden Verantwortliche und Umfang vereinbart.
Der nächste Schritt
Ihren Dokumentenablauf besprechen
Beschreiben Sie zunächst Dokument und Ziel, ohne vertrauliche Dateien mitzuschicken. Einen geeigneten Testbestand und Übertragungsweg stimmen wir danach ab.
- Welche Dokumenttypen und Mengen kommen vor?
- Welche geprüften Felder braucht das Zielsystem oder die zuständige Person?
- Welche Angabe fehlt häufig, und welche Fehler hätten besonders große Folgen?