Stand und Reichweite dieser Orientierung

Der EU AI Act ist die europäische KI-Verordnung. Sie regelt den Einsatz und das Bereitstellen von KI abhängig von Rolle und Risiko. Dieser Beitrag berücksichtigt den Stand vom 29. Oktober 2026 einschließlich der seit Juli geltenden Änderungen durch das Änderungspaket AI Omnibus. Die Quellen zu Rechtsaussagen und Fristen sind am Ende verlinkt. Er dient der ersten Einordnung; eine verbindliche Beurteilung eines konkreten Systems, insbesondere im Personalbereich oder bei sicherheitsrelevanten Produkten, braucht die Prüfung des Einzelfalls.

Eine geringe Unternehmensgröße befreit nicht pauschal vom AI Act. Die praktische Empfehlung lautet: Beginnen Sie mit einer Liste tatsächlicher KI-Einsätze. Eine pauschale Aussage wie „Wir nutzen nur ein Standardtool“ sagt wenig darüber aus, welche Aufgabe es übernimmt und wen sein Ergebnis betrifft. Ebenso wenig ist ein umfangreiches Compliance-Paket automatisch die richtige erste Ausgabe für einen kleinen Betrieb.

Welche Rolle hat Ihr Unternehmen?

Der AI Act unterscheidet unter anderem Anbieter und Betreiber. Wer eine fremde KI-Anwendung beruflich unter eigener Verantwortung nutzt, ist typischerweise Betreiber. Wer ein System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt beziehungsweise in Betrieb nimmt, kann Anbieter sein. Entscheidend ist die tatsächliche Konstellation, nicht die Bezeichnung im Angebot. Die Begriffe stehen in Artikel 3; die Rollenprüfung sollte auch Änderungen an Zweck und System umfassen.

Für die Bestandsaufnahme genügt als Ausgangspunkt ein konkreter Satz: „Unser Büro nutzt Anwendung X, um Antwortentwürfe auf Kundenanfragen vorzubereiten; die Sachbearbeitung prüft und versendet sie.“ Bei einer unter eigener Marke angebotenen Lösung lassen Sie die Rollen vor der Einführung klären. Das ist eine andere Entscheidung als die Auswahl eines Mitarbeiterzugangs zu einer fertigen Anwendung.

Drei Beispiele zeigen, warum der Zweck zählt

Die folgenden Beispiele sind fiktiv. Sie illustrieren Unterschiede und ersetzen keine Einstufung Ihres Produkts. Dieselbe KI-Technik kann je nach Verwendung andere rechtliche Fragen aufwerfen.

  • Textassistenz im Büro: Aus einer sachlichen Lieferauskunft entsteht ein E-Mail-Entwurf. Die zuständige Person prüft Angaben und Zusagen vor dem Versand. Dieser gewöhnliche Schreibzweck ist nicht allein deshalb Hochrisiko-KI, weil ein Sprachmodell beteiligt ist. Datenschutz, sichere Nutzung und Kompetenz bleiben Prüfpunkte.
  • Kundenchatbot auf der Website: Kunden schreiben direkt mit einem KI-System. Hier ist insbesondere die Information über die KI-Interaktion zu prüfen. Eine intern erzeugte E-Mail, die ein Mensch kontrolliert und versendet, ist damit nicht gleichzusetzen.
  • Bewerberbewertung: Ein System bewertet Lebensläufe und empfiehlt, wer zum Gespräch eingeladen wird. Personalauswahl gehört zu den in Anhang III genannten Einsatzgebieten. Die Annahme „Die Geschäftsführung bestätigt am Ende“ genügt nicht, um den Einsatz aus der Hochrisiko-Prüfung herauszunehmen.

Verboten oder besonders riskant: früh aussortieren

Artikel 5 enthält verbotene Praktiken. Ein für Arbeitgeber greifbares Beispiel ist KI, die aus biometrischen Daten Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz ableiten soll, etwa aus Kamerabildern. Dafür bestehen enge Ausnahmen für medizinische oder Sicherheitsgründe. Eine beliebige Auswertung des Tons einer Kundenmail ist damit nicht automatisch gleichzusetzen. Das Beispiel ist keine vollständige Verbotsliste.

Bei Hochrisiko-KI nennt Anhang III unter anderem Personalauswahl und bestimmte Entscheidungen oder Bewertungen im Beschäftigungsverhältnis. Artikel 6 enthält begrenzte Ausnahmen, etwa für eng umrissene vorbereitende Aufgaben ohne erhebliches Risiko und wesentlichen Entscheidungseinfluss. Profiling, also die automatisierte Bewertung persönlicher Eigenschaften, innerhalb der dort erfassten Einsatzbereiche bleibt hochriskant. Lassen Sie sich eine beanspruchte Ausnahme vom Anbieter begründen; eine Vertriebsformel wie „nur Assistenz“ reicht als Entscheidungsgrundlage nicht.

Für einen kleinen Betrieb folgt daraus eine sinnvolle Reihenfolge: Verdächtige oder unklare Personal- und Sicherheitseinsätze zuerst klären. Währenddessen können Sie den gewöhnlichen Schreibassistenten getrennt beurteilen. So wird weder ein kritischer Einsatz nebenbei freigegeben noch jedes harmlose Hilfsmittel mit demselben Prüfaufwand belastet.

Welche Fristen am 29. Oktober 2026 zählen

Die EU hat die Hochrisiko-Termine geändert. Für Ihre Planung sind die folgenden Eckpunkte wichtig; sie bilden nicht sämtliche Übergangs- und Sonderregeln ab. Maßgeblich sind der aktuelle Umsetzungszeitplan und die jeweils einschlägigen Artikel.

  • Seit 2. Februar 2025: Die ursprünglichen Verbote und die Regelung zur KI-Kompetenz sind anwendbar. Artikel 4 wurde inzwischen geändert; was daraus praktisch folgt, erläutert der nächste Abschnitt.
  • Seit 2. August 2026: Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 gelten grundsätzlich. Die Verschiebung der Hochrisiko-Vorschriften hebt sie nicht auf.
  • 2. Dezember 2026: Eine begrenzte Übergangsfrist betrifft die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Artikel 50 Absatz 2 für Anbieter bestimmter schon vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebrachter Systeme. Sie ist keine allgemeine Schonfrist für Kundenchatbots oder KMU.
  • 2. Dezember 2027: Beginn der verschobenen zentralen Hochrisiko-Vorschriften für Systeme nach Artikel 6 Absatz 2 und Anhang III, beispielsweise im Personalbereich.
  • 2. August 2028: Entsprechender Beginn für Hochrisiko-Systeme nach Artikel 6 Absatz 1 in Verbindung mit den regulierten Produkten aus Anhang I. Nicht jede KI in einer Maschine fällt automatisch darunter.

KI-Kompetenz: passende Maßnahmen statt pauschalem Zertifikat

Nach dem geänderten Artikel 4 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung von KI-Kompetenz zu unterstützen. Vorwissen, Einsatzkontext und betroffene Personen sind dabei zu berücksichtigen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person muss nicht garantiert werden. Die Pflicht ist damit nicht vollständig entfallen; ein allgemeines Pflichtzertifikat für alle Mitarbeiter folgt daraus ebenfalls nicht.

Für die Textassistenz würde ich konkret üben lassen: eine erfundene Lieferzusage erkennen, erlaubte Daten auswählen und einen unklaren Entwurf zurückstellen. Wer den Kundenchatbot betreut, braucht zusätzlich Übung beim Erkennen und Weitergeben problematischer Antworten. Halten Sie intern fest, wer wofür eingewiesen wurde und wo Unterstützung fehlt. Diese knappe Dokumentation ist eine praktische Empfehlung, kein hier behauptetes gesetzliches Standardformular.

Transparenz: nicht jede KI-Hilfe braucht dasselbe Etikett

Artikel 50 Absatz 1 verpflichtet Anbieter von Systemen zur direkten Interaktion grundsätzlich dazu, Menschen über die KI-Interaktion zu informieren, sofern sie nicht bereits offensichtlich ist. Die Information muss spätestens bei der ersten Interaktion klar erfolgen. Als einkaufendes Unternehmen sollten Sie mit dem Anbieter prüfen, wie der Hinweis in Ihrem Kundenchat tatsächlich erscheint und wer für die konkrete Umsetzung verantwortlich ist.

Weitere Regeln betreffen die Kennzeichnung synthetischer Ausgaben durch Anbieter und die Offenlegung bestimmter Inhalte durch Betreiber, insbesondere Deepfakes. Für KI-Texte zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse gibt es eine Ausnahme bei menschlicher Prüfung oder redaktioneller Kontrolle und übernommener redaktioneller Verantwortung. Daraus folgt weder eine pauschale Kennzeichnungspflicht für jede E-Mail noch eine pauschale Ausnahme für alle Unternehmenspublikationen.

Mein praktischer Prüfschritt wäre deshalb eine tatsächliche Kundenansicht: Ist vor der ersten Antwort erkennbar, mit wem gesprochen wird? Bei veröffentlichten Medien prüfen Sie separat Inhaltstyp und redaktionelle Verantwortung. Ein Hinweis in internen Beschaffungsunterlagen hilft dem Kunden an dieser Stelle nicht.

Hochrisiko-Anwendungen rechtzeitig vorbereiten

Für Betreiber von Hochrisiko-Systemen sieht Artikel 26 unter anderem Nutzung gemäß Anleitung, geeignete menschliche Aufsicht und Überwachung des Betriebs vor. Bei kontrollierbaren Eingabedaten kommt deren Eignung hinzu. Automatische Protokolle unter eigener Kontrolle sind grundsätzlich mindestens sechs Monate aufzubewahren, soweit einschlägiges anderes Recht nichts anderes vorsieht. Beim Einsatz am Arbeitsplatz sind Arbeitnehmervertretungen und betroffene Beschäftigte vorab zu informieren. Das sind gezielte Hochrisiko-Anforderungen, keine pauschale Protokollpflicht für jeden Schreibassistenten.

Wer eine Bewerberbewertung beschaffen möchte, sollte schon vor Vertragsabschluss nach Einstufung, Anleitung, Aufsicht, Fehlerbehandlung und den verfügbaren Nachweisen fragen. Die späteren Anwendungsdaten sind kein Grund, ein schwer kontrollierbares System einzukaufen. Klären Sie, wer die Bewertung fachlich hinterfragen kann und einen fehlerhaften Einsatz stoppen darf. Die menschliche Kontrolle braucht dafür Zeit, Befugnisse und Zugang zu den Ausgangsinformationen.

Der AI Act ersetzt keine Datenschutzprüfung

Personenbezogene Daten können auch ohne Namen vorliegen: Mehrere Angaben zusammen können jemanden identifizierbar machen. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen, wenn eine Zuordnung möglich ist. Die Datenschutzinformationen der EU-Kommission erläutern diese Abgrenzung. Ein Sanitizer, der Namen oder E-Mail-Adressen entfernt, beweist deshalb noch keine Anonymität.

Prüfen Sie den Datenfluss zusätzlich zum AI Act: Welche Daten sind für die Aufgabe nötig, auf welcher Grundlage werden sie verarbeitet, wer erhält Zugriff und wann werden sie gelöscht? Ein lokal betriebenes Sprachmodell (LLM) verändert den Betriebsort, beantwortet diese Fragen aber nicht automatisch. Technische Schutzmaßnahmen gegen Prompt Injection sind wiederum eine weitere Aufgabe. Datenschutz, Angriffsschutz und die rechtliche Einstufung sollten zusammen geplant, aber jeweils mit passenden Kriterien geprüft werden.

Eine überschaubare Bestandsaufnahme als erster Schritt

Statt sofort ein großes Regelwerk einzuführen, würde ich einen abgegrenzten Unternehmensbereich durchgehen, etwa Büro und Kundenservice. Die folgende Vorlage ist eine organisatorische Empfehlung. Sie behauptet keine allgemeine gesetzliche Registerpflicht für sämtliche KI-Werkzeuge.

  • Einsatz und Zweck: Anwendung, Anbieter, zuständige Person und die konkrete Aufgabe in einem Satz festhalten. Auch bereits eingebaute KI-Funktionen vorhandener Software berücksichtigen.
  • Rolle und Wirkung: Nutzen Sie ein fremdes System oder stellen Sie ein eigenes bereit? Wer ist betroffen, und welche Entscheidung wird vorbereitet oder getroffen?
  • Daten und Grenzen: Erlaubte Eingaben, Empfänger, unerlaubte Verwendungen und den Übergang zur manuellen Bearbeitung festlegen.
  • Prüfung und Belege: Verbote, mögliche Hochrisiko-Einstufung, Transparenz und Kompetenzmaßnahmen getrennt prüfen. Offene Rechtsfragen samt Verantwortlichem und benötigten Anbieterunterlagen notieren.
  • Nächster Termin: Einen Anlass zur erneuten Prüfung festlegen, etwa neue Funktion, veränderter Einsatzzweck oder wesentliche Anbieteränderung. Die Verantwortlichkeit endet nicht beim Einkauf.

Woran Sie einen brauchbaren ersten Check erkennen

Als fiktives Ergebnis könnte für die Textassistenz feststehen: ausschließlich Antwortentwürfe, keine Personalbewertung, freigegebene Daten, fachliche Prüfung vor Versand und benannte Ansprechperson für Fehler. Für den Kundenchatbot bleibt dagegen die Umsetzung des Hinweises offen; der Verantwortliche klärt sie mit dem Anbieter. Für eine geplante Bewerberbewertung fehlt eine belastbare Einstufung. Diese Einführung wird bis zur Klärung nicht freigegeben.

Bewerten Sie den Check daran, ob für jeden betrachteten Einsatz Zweck, Zuständigkeit, offene Fragen und nächster Schritt klar sind. Notieren Sie den tatsächlichen Aufwand für Inventur, Anbieterklärung, Einweisung und wiederkehrende Kontrolle. Kosten entstehen gegebenenfalls auch für rechtliche Beratung und Anpassungen der Anwendung; pauschale Eurobeträge wären ohne diese Ausgangslage wenig hilfreich.

Der Gewinn ist eine begründete Reihenfolge: geeignete Hilfsmittel kontrolliert nutzen, fehlende Maßnahmen ergänzen und kritische Einsätze gezielt klären. Für die anschließende praktische Prozessautomatisierung bleibt die Frage, welche Aufgabe sich überhaupt sinnvoll verbessern lässt. Der rechtliche Check ist dafür eine Voraussetzung, aber noch kein Nachweis eines wirtschaftlichen Nutzens.